Kişisel Veri Envanterinin Gerekli Olduğu Durumlar

Kişisel veri envanteri, veri sorumlularının hazırlamakla yükümlü olduğu ana yapının adıdır. Kişisel veri envanterine göre, veri sicil bilgi sistemi kaydının yapılıp, kişisel veri saklama ve imha politikasının oluşturulması gerekmektedir. Veri işleme sorumlularının kişisel veri sistemi ile ilgili yaptıkları tüm işlemlere ait bilgiler, bu veri sisteminde yer almaktadır.

Kişisel Veri Envanteri İçeriği

Veri sorumlularının iş süreçlerinde topladıkları bilgilerin süreçler açısından değerlendirilmesi, her türlü faaliyetin tek tek incelenmesi ve detaylandırılmasının amacı, dayandığı hukuki sebepler, kayıtlı kalacağı süre bilgisi, yurtdışı paylaşımı olup olmayacağı ve sonucunda alınan hem idari hem teknik tedbirler gibi bilgiler kişisel veri envanterinin içeriğini oluşturmaktadır.

Kişisel Veri Envanterinin Faydası Nedir, Ne İşe Yarar?

Veri sorumlusunun, kişisel veri işleme faaliyetlerinde kanuna aykırılık olup olmadığının tespitini yapan bir dokümandır. Bu sebeple, sözleşmelerin hazırlanması, yapılan başvuruların yanıtlanması, rıza ve aydınlatma metninin hazırlanması sırasında kolaylıklar sağlar.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Ve Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR)

GDPR kişisel veri güvenliği sağlamak adına oluşturulan organizasyonların gizlilik ve güven anlayışına sahip olarak yapılanmasını sağlayıcı yasal düzenlemedir. GDPR, hazırlama zorunluluğu olmamakla beraber veri envanteri için gereklidir.

GDPR, yönetilen verilerinin hangileri olduğu, hangilerinin kayıt edildiği ve hangi bilgilerin paylaşıldığını sorguladığı için oldukça önemlidir.
KVKK, kişisel verilerin tamamen hukuka uygun olarak saklanması, güncelliğini koruması, yok edilmesi ve işlenmesi konusunda tüm kişilerin, uymakla yükümlü olacakları düzenlemedir.

Kişisel Veri Envanteri Niçin Gereklidir?

Kişisel veri envanteri faaliyetlerinin, hukuka aykırı olup olmadığının kolayca tespit edilebilmesi için kişisel veri envanteri hazırlanması aynı zamanda veri sorumlusunun da kendini denetleme olanağı sağlar. Kişisel verilerin korunması açısından alınan teknik ve idari tedbirlerin uygun koşullarda alınması oldukça önemlidir.

Bu bağlamda KVKK mevzuatını bilen, iş yerlerini mevzuata uygun hale getiren birçok firma, süreç ve bilgi güvenliğini yönetebilmek adına yardımcı olmaktadır. Bilimp firması bu süreçte, KVKK formu ve Açık Rıza Beyan formu hazırlama, onaylatma, yasal yükümlülükler, başvurular ve uyumluluk ölçme gibi konularda bu hizmeti veren firmalardan biridir.

Bilimp firması, hazırladıkları linkleri web sitelerine uygulayarak, menülerden ulaşabilme ve revize edebilme olanağı sağlamaktadır. Yasal mevzuatları daha kullanışlı hale getirerek, sadece tek bir panelden yönetme imkanını verirken aynı zaman da başvurularda herhangi bir kayıp ve gecikme olmasını önlemeye yardımcı olmaktadır.

Veri güvenliğini arttırırken, çalıştırılan personelin eğitimleri ve bu eğitim süreçlerinde zamandan tasarruf ettirme konusunda destek olmaktadır. Bilimp firması kişisel verilerin korunması kanunu için oluşturdukları bildirimler sayesinde herhangi bir ceza alınmasının ya da yasal süreç aşımı olmasının önüne geçmektedir. Aynı zamanda panellerin yönetimi, hesaplar ve zimmetleri tek elde toparladığı için, gerek işten ayrılan personelin erişimini kısıtlama gerekse personele kayıtlı araç ve gereçlerin takibini yapabilme imkanı sunmaktadır.