Provimes’in Ziyaretçi Yönetimi Yazılımı İncelemesi

Kurumsal iş yeriniz için en iyi kurumsal çözümleri sağlayan Provimes, sektörün en iyi CRM uygulamalarından biri olan ziyaretçi yönetimi uygulamasını inceliyoruz. KVKK yönetmeliğinin devreye girmesiyle şirketlerin bu alandaki çalışmaları önem arzetmekte ve dijitalde ziyaretçilere bu konuda bilgilendirme sağlıyor.

Hızlı profil oluşturma

Provimes ziyaretçi yönetimi ileri ve hızlı teknolojisi sayesinde güvenli bir şekilde ziyaretçi yönetimi hizmeti sunuyor. Zamansız bir şekilde, aniden gelen randevusuz ziyaretçilerini, KVKK ile uyumlu olan ziyaretçi yönetimi, dokunmatik paneller üzerinden gerçekleştirilen ad, soyad ve cep telefonu bilgilerini girerek ziyaretçi kayıtlarını çok seri bir oluşturabilirler. Kayıt öncesinde “Kişisel Verileri Koruma Kanunu için KVKK aydınlatma metni” gösterilir. Bunun sayesinde 6698 sayılı yasanın zorunlu kıldığı aydınlatma işlemi ziyaretçiler için sağlanmış olur. Kurum ya da şirket dilerse kendisi parametrik yapıyı kullanarak ziyaretçiden TC kimlik no, firma, adres, plaka no, e-posta bilgilerini de alabilir. Provimes teknolojisi kimlik kartı alma ihtiyacını ortadan kaldırır. Tüm bu özellikler iki tarafa da özellikle zaman konusunda büyük avantaj sağlamaktadır.

Randevusuz girişler için pratik yöntem

Provimes tarafından KVKK uyumlu geliştirilen crm yazılımı olan ziyaretçi yönetim sisteminin gönderdiği “ziyaretçi kodu” teknolojisi sayesinde randevulu ziyaretçilerin çok hızlı geçiş yapması amaçlanır. Randevunun oluşturulması esnasında ziyaretçiye SMS olarak 5 haneli “ziyaretçi kodu” gönderilir. Randevulu gelen ziyaretçilerin dokunmatik panele sadece “ziyaretçi kodunu” girmeleri yeterlidir. Kayıt önceside gösterilen “Kişisel Verileri Koruma Kanunu için KVKK aydınlatma metni” sayesinde, 6698 sayılı yasanın zorunlu kıldığı aydınlatma işlemi ziyaretçiler için gerçekleştirilmiş olur.

Ziyaretçi yönetimi  uygulamasında ziyaret edilecek kişi seçimi ve onay nasıl yapılmaktadır?

Ziyaretçiler; dokunmatik panel üzerinden ziyaret gerçekleştirecekleri kişiyi seçebilir. (Kişi yerine departman ya da firma olarakta seçim yapılabilme ikanı bulunmaktadır. Bu tanımlama parametriktir.)

Provimes ziyaretçi yönetimi yazılımı ile ziyaret edilecek kişiyi SMS, e-posta ve Biri bildirimi olarak bilgilendirir. Sistemin onaysız modda çalışması durumunda kayıt işlemi tamamlanmış sayılır. Eğer “ONAYLI” modu aktif ise ziyaret edilecek kişinin mobil ya da web uygulama üzerinden gelen bildirimden ziyaretçiyi onaylaması gerekir. Ziyaretçi onaylandığında kayıt işlemi tamamlanır.

CRM yazılımları arasında en gelişmiş özelliklere sahip uygulamada ne özellikler bulunuyor?

Yabancı misafirlere yönelik çoklu dil alternatifi

Provimes yabancı müşteri ziyaretçilerinin kendi dillerinde kolay kayıt yapabilmelerini sağlamak için çoklu dil özelliğini bünyesinde barındırmaktadır. Dokunmatik paneller için İngilizce, Azerice, Almanca, Fransızca, İspanyolca dilleri hazır olarak gelmektedir. Talep halinde alternatif dil ekleme imkânı bulunmaktadır.

Ziyaretçi kartı basımı

Kaydını tamamlayan ziyaretçiye istenirse bir ziyaretçi kartı basılabilir. Ziyaretçi kartı üzerinde ziyaretçinin adı soyadı, ziyaret edeceği kişinin bina ve oda adı otomatik olarak yazılabilir. Turnike ya da otomatik kapı sistemine entegre yerler için karekod basılır. Ayrıca istenirse misafir wi-fi şifreleri ziyaretçi kartı üstüne otomatik olarak basılmaktadır.

Temassız Geçiş

Temassız geçiş özelliği sayesinde dokunmatik paneli kullanmak istemeyen ziyaretçiler akıllı cep telefondan karekod okutarak girişlerini sağlayabilirler.

Sağlık Verisi ve HES kodu Sorgulama

Pandemiyle birlikte girişlerde zorunlu tutulan HES kodu sorgulaması ve sağlık verileri için gelen ziyaretçilerin bu bilgileri sorgulanabilmektedir. HES kodu risk yönetimi otomatik ya da manuel olarak gerçekleştirilebilmektedir.

Ziyaretçilere adres ve harita gönderimi

Randevulu ziyaretçiler için Provimes ziyaretçi yönetimi programı, ziyaretçiye SMS olarak; “ziyaret günü ve saati” ile birlikte “adres” ve bir “harita linki” gönderir. Bu amaçla ziyaretçinin doğru yönlendirilmesi, konumu doğru ve kolay bulması sağlanır. Parametrik olarak; ziyaret tamamlandığında ziyaretçilere teşekkür SMS’i gönderme imkanı sağlar.

Diğer özellikler

  • Video ve resim gösterebilme
  • Yüksek güvenlik için fotoğraflı ziyaretçi takibi
  • VIP ve yasaklı ziyaretçi
  • Süreli ziyaretçi tanımlayabilme
  • Gelişmiş raporlama

Gibi özellikleri bünyesinde barındırarak ziyaretçilerinizi ve iş planlamanızı en pratik şekilde yönetebilir ve yönlendirebilirsiniz.

Akıllı sanal asistan Biri ile unutulmaz bir deneyim yaşatırsınız.

Yüksek teknolojiye sahip Provimes ziyaretçi yönetimi içinde yer alan akıllı sanal asistan Biri sayesinde, ziyaretçileriniz en doğru şekilde bilgilendirilir. Sanal asistan Biri’nin özellikleri;

  • Takviminizdeki randevuları, yaklaşan toplantıları hatırlatır.
  • Gelen bildirimler ile iş arkadaşlarınızın doğum günlerini hatırlatır.
  • İşe yeni başlayan ya da işten ayrılan personel hakkında bilgi sahibi yapar.
  • Görev tamamlandığında ya da üzerinize yeni görev atandığında haberdar verir.
  • Kargonuz geldiğinde, şirketinize gelen misafiriniz sizinle görüşmek istediğinde ya da şirket dışındayken arandığınızda anında bilgi sahibi olursunuz.
  • Kişisel veri yönetimi için belirlenen irtibat kişisi değiştiğinde Biri yasal süre içinde uyarır bu sayede yasal yaptırımlarla karşılaşmazsınız.
  • Görev, belge ve süreçlerin yönetimini Dijital asistan BİRİ ile zamanında gerçekleştirebilir.

Son olarak Provimes ile ziyaretçilerinize harika bir deneyim yaşatmak için ve iletişiminizi sürekli olarak interaktif tutmak için 30 gün boyunca ücretsiz deneme şansına sahipsiniz.